Etika Meeting / Rapat Kerja yang harus Diperhatikan
Etika Meeting / Rapat Kerja yang Perlu Diperhatikan
Mungkin kamu yang baru saja lulus dari kuliah belum mengetahui seluk beluk dan fungsi dari etika meeting.
Namun, kurangnya etiket saat pertemuan dan perencanaannya yang buruk adalah dua alasan utama mengapa banyak pertemuan bisnis gagal.
Berikut ini kami sampaikan beberapa etika dalam meeting / rapat kerja yang dapat diterapkan :
1. Hadir tepat waktu
Etika meeting pertama yang perlu tiap pekerja perhatikan adalah untuk selalu datang tepat waktu. Bahkan, jika sempat, hadirlah 15 menit sebelum rapat dimulai. Ketepatan waktu adalah tanda bahwa kamu memiliki sikap yang profesional. Selain itu, rapat yang diadakan tepat waktu dapat memberikan masing-masing peserta untuk memberikan perspektif mereka terhadap topik yang sedang dibahas. Ketepatan waktu adalah tanda hormat yang perlu ditunjukkan oleh semua pihak yang terlibat dalam meeting.
2. Ikuti agenda
Pada setiap meeting pasti memiliki agenda yang perlu dibahas oleh para peserta. Nah, diskusi dalam rapat sebaiknya selalu mengikuti agenda yang telah dibentuk. Pimpinan rapat harus mengedarkan agenda kepada masing-masing peserta setidaknya satu minggu sebelum rapat diadakan. Peserta juga berhak untuk menghubungi pimpinan setidaknya 48 jam sebelum meeting bila ia memiliki pendapat tentang agenda yang telah dirancang. Ketua dan peserta terkait akan memiliki waktu untuk menentukan apakah perubahan perlu dilakukan.
3. Sesuaikan posisi kursi
Posisi kursi yang benar juga menjadi sebuah etika dalam meeting. Kamu perlu menyesuaikan kursi sehingga posisi tubuh kita duduk berada pada ketinggian yang sama dengan peserta lain di meja. Hal ini ditujukkan sebagai rasa hormat dan keseteraan di antara para peserta rapat.
4. Patuhi kode berpakaian
Hal lain yang perlu diperhatikan saat meeting adalah kode berpakaian yang telah ditetapkan oleh kantormu. Biasanya pakaian yang sesuai untuk sebuah pertemuan itu bisa berbeda-beda. Maka, sebaiknya kamu tanyakan pada pimpinan rapat apakah jenis meeting yang akan dilaksanakan merupakan casual business atau formal business.
Misalnya, saat pimpinan menentukan bahwa format rapat yang diadakan merupakan formal business, kamu dapat mengenakan kemeja berkancing dan celana bahan dengan warna yang sepadan.
5. Bicaralah Secara Bergantian
Etika selanjutnya yang perlu diperhatikan saat meeting di kantor adalah untuk berbicara secara bergantian. Tentunya, semua peserta memiliki opini yang ingin mereka utarakan. Namun, akan lebih baik dan kondusif bila masing-masing peserta berbicara dengan teratur dan bergantian. Lalu, ajukanlah pertanyaan selama sesi tanya-jawab yang telah ditentukan, dan angkat tangan kamu agar bila memang dirasa perlu ada interupsi. Jangan menyela peserta lain saat mereka sedang berbicara bila memang pendapatmu tidak begitu penting.
Itulah beberapa etika yang perlu kamu perhatikan ketika berada dalam sebuah rapat bisnis di kantor.