Misalnya ada seorang tamu yang memaksa untuk bertemu dengan pihak perusahaan padahal tamu tersebut belum memiliki jadwal bertemu. Dalam kasus ini, resepsionis menjadi orang pertama yang menerima tamu tersebut. Kasus ini hanya sebagian kecil dari hal yang harus dihadapi resepsionis. Dapat dibayangkan bahwa resepsionis memiliki tanggung jawab dan tugas yang tak kalah penting dalam suatu perusahaan.

Apa itu Resepsionis?

Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, klien atau stakeholder suatu perusahaan terkait dengan informasi yang dibutuhkan. Seorang resepsionis harus melayani dengan informatif mengenai semua informasi yang diberikan kepada tamu. Dapat dikatakan bahwa resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen perusahaan dengan tamu.

Tugas Resepsionis

Resepsionis mempunyai tugas utama yang mereka harus penuhi. Rangkaian tugas tersebut bersifat continue setiap harinya. Berikut tugas resepsionis setiap harinya :

1. Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu
2. Melayani tamu perusahaan yang berkunjung
3. Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan
4. Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
5. Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak terduga

Tanggung Jawab Resepsionis

Berdiri di garis depan membuat resepsionis mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir semuanya berkaitan dengan orang lain. Walau terlihat sederhana, tanggung jawab seorang resepsionis tidak semudah yang dikira. Tanggung jawab seorang Resepsionis yaitu :

1. Menerima panggilan telepon dan menghubungkan ke bagian terkait
2. Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya tentang produk atau jasa perusahaan
3. Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang terkait dengan kunjungan
4. Mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan
5. Menerima dan meneliti informasi tamu yang datang berkunjung
6. Mendengarkan keluhan tamu
7. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu yang keluar masuk
8. Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju

PPBM dalam hal ini sebagai penyedia tenaga kerja outsourcing Resepsionis (Labour Supply) hadir membantu Anda menyediakan tenaga kerja yang handal dan profesional dibidangnya. PPBM berpengalaman dalam penyediaan tenaga kerja, dengan memberikan pelatihan guna membentuk profesionalitas dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

The post Resepsionis : Kenali Tugas dan Tanggung Jawabnya appeared first on PPBM.

Kesan pertama merupakan yang paling penting untuk area perusahaan. Dengan demikian, eksekutif kantor depan dan resepsionis memainkan peran yang sangat penting di dalamnya. Mereka adalah orang-orang yang dapat dengan cara mereka berbicara dan menyapa, dapat mengubah segalanya.

Perusahaan yang umumnya membutuhkan layanan front office diantaranya kantor perawatan medis, perusahaan konstruksi, hotel, pendidikan, dan bisnis ritel komersial. Mereka biasanya dapat beralih ke aktivitas lain tergantung pada pekerjaan yang mereka berikan. Mereka memiliki kemampuan yang sama sebagai asisten administrasi, karena tugasnya hanya sedikit berbeda.

Beberapa tanggung jawab dan tugas Front Office adalah sebagai berikut:

• Menyambut tamu dengan ramah dan menanyakan keperluannya
• Untuk resepsionis hotel bertugas untuk memastikan bahwa waktu dan kamar tamu semuanya terdaftar
• Kembangkan pengetahuan terperinci tentang product knowledge, fasilitas dan layanan perusahaan
• Memahami cara pengiriman surat, parsel, dan pesan dengan benar
• Menjawab panggilan telepon dengan cara yang tepat sesuai dengan standarisasi perusahaan
• Pertahankan kebersihan dan kerapihan Area Front Desk setiap saat
• Bersikap baik dan menjaga penampilan karena mereka adalah perwakilan perusahaan terdepan

Wikipedia.com mendefinisikan receptionist adalah  penerima tamu, atau penyambut tamu ialah karyawan yang mengambil posisi dukungan kantor atau administrasi. Pekerjaan ini biasanya dilakukan di ruang tunggu, seperti lobi atau meja kantor depan organisasi atau bisnis dan memberikan informasi tertentu tentang perusahaan.

Resepsionis dan Front Office sama-sama harus memiliki kemampuan kepemimpinan dan keterampilan komunikasi yang baik, karena mereka merupakan cerminan dan garda terdepan perusahaan.

PPBM dalam hal ini sebagai penyedia tenaga kerja outsourcing Resepsionis & Front Office (Labour Supply) hadir membantu Anda menyediakan tenaga kerja yang handal dan profesional dibidangnya. PPBM berpengalaman dalam penyediaan tenaga kerja, dengan memberikan pelatihan guna membentuk profesionalitas dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

The post Peranan Front Office vs Resepsionis, apakah berbeda? appeared first on PPBM.