Resepsionis : Kenali Tugas dan Tanggung Jawabnya

Resepsionis sering dijumpai di lobi utama suatu perusahaan dan ditempatkan di meja paling depan. Sayangnya, profesi resepsionis kerap dianggap ringan karena terlihat santai dan hanya berdiam diri di satu tempat. Padahal, untuk menjadi seorang resepsionis harus melalui beberapa tes dan memenuhi beberapa persyaratan. Tugas resepsionis ini menarik karena akan menghadapi tantangan yang berbeda tiap harinya dari berbagai macam orang yang berbeda.

Misalnya ada seorang tamu yang memaksa untuk bertemu dengan pihak perusahaan padahal tamu tersebut belum memiliki jadwal bertemu. Dalam kasus ini, resepsionis menjadi orang pertama yang menerima tamu tersebut. Kasus ini hanya sebagian kecil dari hal yang harus dihadapi resepsionis. Dapat dibayangkan bahwa resepsionis memiliki tanggung jawab dan tugas yang tak kalah penting dalam suatu perusahaan.

Apa itu Resepsionis?

Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, klien atau stakeholder suatu perusahaan terkait dengan informasi yang dibutuhkan. Seorang resepsionis harus melayani dengan informatif mengenai semua informasi yang diberikan kepada tamu. Dapat dikatakan bahwa resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen perusahaan dengan tamu.

Tugas Resepsionis

Resepsionis mempunyai tugas utama yang mereka harus penuhi. Rangkaian tugas tersebut bersifat continue setiap harinya. Berikut tugas resepsionis setiap harinya :

1. Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu
2. Melayani tamu perusahaan yang berkunjung
3. Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan
4. Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
5. Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak terduga

Tanggung Jawab Resepsionis

Berdiri di garis depan membuat resepsionis mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir semuanya berkaitan dengan orang lain. Walau terlihat sederhana, tanggung jawab seorang resepsionis tidak semudah yang dikira. Tanggung jawab seorang Resepsionis yaitu :

1. Menerima panggilan telepon dan menghubungkan ke bagian terkait
2. Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya tentang produk atau jasa perusahaan
3. Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang terkait dengan kunjungan
4. Mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan
5. Menerima dan meneliti informasi tamu yang datang berkunjung
6. Mendengarkan keluhan tamu
7. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu yang keluar masuk
8. Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju

PPBM dalam hal ini sebagai penyedia tenaga kerja outsourcing Resepsionis (Labour Supply) hadir membantu Anda menyediakan tenaga kerja yang handal dan profesional dibidangnya. PPBM berpengalaman dalam penyediaan tenaga kerja, dengan memberikan pelatihan guna membentuk profesionalitas dan sesuai dengan kebutuhan Anda.