Skip links

Mengenal Istilah Reimbursement

Apa itu Reimbursement?

Reimburse atau reimbursement merupakan kompensasi dari perusahaan yang dikeluarkan dalam jumlah tertentu kepada karyawan yang sebelumnya menggunakan uang pribadinya untuk suatu keperluan yang berkaitan dengan perusahaan.

Jika ada suatu keperluan mendadak yang menyangkut kepentingan perusahaan dan mengharuskan Anda mengeluarkan uang pribadi Anda terlebih dahulu, maka Anda dapat mengajukan reimbursement kepada perusahaan.

Selanjutnya, perusahaan akan memberikan uang ganti rugi kepada Anda sesuai dengan persyaratan yang pada umumnya berlaku, yakni harus disertakan dengan bukti pembayaran, invoice atau bukti lainnya. Namun, perlu diingat bahwa tidak semua uang yang terpakai dari kantong pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan.

Perlu diketahui juga bahwa ada beberapa kebijakan terkait reimburse pada masing-masing perusahaan. Jadi, Anda harus benar-benar paham dengan kebijakan reimburse yang berlaku pada perusahaan Anda saat hendak mengajukannya.

Hal-hal Apa Saja yang Dapat Di-Reimburse?

Setelah paham apa itu reimburse, sekarang Anda harus memahami hal-hal apa saja yang dapat di-reimburse, meski masing-masing perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dalam penerapannya.

Terlepas dari itu, di bawah ini kami paparkan beberapa bentuk pengeluaran yang umumnya dapat diajukan reimburse:

1. Penggantian Biaya Perjalanan

Dalam dunia bisnis, menjalin hubungan dengan perusahaan atau pihak lain sangat dianjurkan. Nah, biasanya karyawan pilihan akan diperintahkan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis.

Saat melakukan perjalanan bisnis pastinya Anda akan mengeluarkan beberapa biaya, seperti tiket transportasi, akomodasi, makan dan lain sebagainya.

Hal seperti itu dapat Anda ajukan sebagai reimbursement kepada perusahaan. Namun, tetap perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan menerapkan jenis reimbursement yang sama, termasuk dalam hal penggantian biaya perjalanan. Tidak sedikit perusahaan yang kini telah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

2. Pengganti Biaya Bisnis

Dalam dunia bisnis, ada beberapa biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Di antara biaya-biaya yang sudah dianggarkan dengan baik, kemungkinan ada biaya bisnis lain yang tanpa disengaja harus dikeluarkan oleh karyawan.

Sebagai karyawan, Anda dapat mengajukan penggatian biaya bisnis jika uang yang digunakan adalah uang pribadi. Adapun jenis pengeluaran yang dapat Anda klaim ke perusahaan seperti biaya pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembelian perlengkapan kantor, program seminar atau pelatihan karyawan, biaya sewa tempat dan lain sebagainya.

Penting untuk diingat, sertakan data yang lengkap saat mengajukan reimburse. Anda dapat menyertakan data seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal dan hari pengeluaran serta keterangan pengeluaran yang dilakukan.

3. Pengganti Biaya Kesehatan

Meskipun banyak perusahaan yang telah memberikan jaminan kesehatan kepada karyawannya melalui tunjangan BPJS Ketenagakerjaan, namun masih ada beberapa perusahaan yang tetap menyediakan reimbursement dalam bidang kesehatan.

Perusahaan menyediakan reimbursement dalam kesehatan pada karyawannya ketika terjadi pengeluaran biaya untuk kesehatan, perawatan maupun obat-obatan.

Apa Saja Tips Pengajuan Reimbursement

Sebelum mengajukan reimburse, ada baiknya Anda mempersiapkan hal-hal yang diperlukan dengan baik. Dokumen yang telah Anda kumpulkan dapat dijadikan bukti yang sah untuk mendapatkan reimbursement. Jangan sampai kecewa di belakang hanya karena dokumen yang tidak lengkap atau ada langkah pengajuan yang salah.

Nah, agar reimbursement Anda cepat mendapatkan persetujuan, simak tips pengajuan reimbursement berikut ini:

1. Siapkan Dokumen Penunjang Reimbursement

Dokumen merupakan hal penting yang harus Anda persiapkan dengan baik. Jangan sampai pada hari di mana Anda melakukan pengajuan, dokumen yang dibutuhkan malah hilang entah di mana.

Pastikan dengan benar dokumen yang diperlukan sudah dipersiapkan. Dokumen tersebut di antaranya adalah bukti pembelian atau pembayaran, invoice dan lain sebagainya.

Kumpulkan dokumen-dokumen yang asli, bukan salinan atau bahkan palsu. Simpanlah segala macam bentuk bukti terkait pembayaran yang Anda lakukan dengan baik, rapi dan mudah dicari.

2. Ajukan Reimbursement Secepatnya

Mempercepat proses reimbursement adalah hal yang sangat penting. Hal ini terkait dengan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan penggantian uang yang mungkin saja membutuhkan waktu lama.

Perusahaan tentunya membutuhkan waktu untuk memproses pengajuan reimburse karena bisa jadi tidak satu atau dua orang saja yang melakukan hal serupa.

Segeralah melakukan pengajuan jika perusahaan sudah menetapkan batas waktu mengajukan penggantian uang pribadi Anda. Selain untuk memenuhi batas waktu yang diberikan oleh perusahaan, tidak menunda-nunda pengajuan juga dapat meminimalisir hilangnya dokumen dan bukti pembayaran.

3. Pahami Syarat dan Prosedur Pengajuan

Tips pengajuan reimburse berikutnya adalah memahami syarat dan prosedur pengajuan pada perusahaan Anda bekerja. Pasalnya, setiap perusahaan memiliki prosedur dan syarat yang berbeda.

Baca dan pahami dengan baik syarat dan prosedur yang harus dilakukan. Hal tersebut akan memudahkan reimbursement Anda dipenuhi perusahaan. Jika proses pengajuan dan dokumen yang Anda berikan tidak memenuhi syarat dan prosedur yang benar, kemungkinan besar permintaan ganti rugi yang Anda ajukan akan hangus. Oleh karena itu, pastikan dengan baik bahwa Anda paham terlebih dahulu syarat dan prosedur yang belaku saat pengajuaan.

4. Teliti Kembali Apa yang Diajukan

Sikap kehati-hatian dan ketelitian patut Anda kembangkan saat akan melakukan pengajuan reimbursement. Lakukan pengecekan ulang dengan teliti terkait jumlah uang yang perlu diganti oleh perusahaan. Pastikan semua jumlah biaya yang Anda talangi terdokumentasi semuanya.

Hindari pengajuan multiple reimburse, di mana pembayaran yang dilakukan sama sekali tidak berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Pasalnya,  hal tersebut akan dicatat sebagai tindakan curang oleh perusahaan.

5. Pastikan Pemberian Sesuai dengan Pengajuan Reimburse

Apabila pengajuan Anda telah disetujui dan dibayarkan oleh perusahaan, cobalah untuk menghitung kembali uang tersebut. Jika Anda mendapati kekurangan pada pemberian pengembalian atau uang yang Anda terima tidak sesuai dengan pengajuan, Anda dapat melakukan pengajuan kembali ke perusahaan dengan menyerahkan bukti pembayaran yang ada.

Leave a comment

×